Datenschutzerklärung des Judo Sport Club 74 Pfaffenweiler e.V.

Der Judo Sport Club 74 Pfaffenweiler e.V. legt großen Wert auf den Schutz personenbezogener Daten und behandelt persönliche Informationen mit höchster Sorgfalt. Die erhobenen Daten werden ausschließlich verwendet, um den Sportbetrieb sicherzustellen und die Betreuung der Mitglieder zu gewährleisten. Die Verarbeitung erfolgt dabei gemäß den Angaben unter Punkt 3.

Aufgrund der Vorgaben des Deutschen Judo-Bundes e.V. ist der Sport Club 74 Pfaffenweiler e.V. verpflichtet, das Portal zur Verwaltung des digitalen Judopasses sowie die zugehörige Judopass-App der DokuMe GmbH mit Sitz in Köln zu verwenden. In diesem Zusammenhang tritt der Sport Club 74 Pfaffenweiler e.V. gegenüber den zuständigen Verbänden – dem Badischen Judo-Verband e.V. sowie dem Deutschen Judo-Bund e.V. – als Vermittler für seine Mitglieder auf und erklärt im Namen der Mitglieder bis auf Widerruf die Zustimmung zur Nutzung des digitalen Judopasses. Es gelten die unter Punkt 4.2 aufgeführten Nutzungsbedingungen und Datenschutzerklärungen der DokuMe GmbH. Etwaige Rechtsansprüche aufgrund von Datenschutzverletzungen im Zusammenhang mit dem Portal oder der App sind direkt gegenüber der DokuMe GmbH bzw. dem Deutschen Judo-Bund e.V. geltend zu machen.

1 Datenerhebung, -verarbeitung und -nutzung

Der Judo Sport Club 74 Pfaffenweiler e.V., Mitglied im Badischen Judo-Verband e.V., erhebt, speichert und nutzt die personenbezogenen Daten seiner Mitglieder sowie – im Falle minderjähriger Mitglieder – auch die ihrer Erziehungsberechtigten. Diese Daten werden den Funktionsträgern des Vereins ausschließlich im Rahmen des Sportbetriebs und zur Betreuung zur Verfügung gestellt. Die Nutzung der Daten dient allein dazu, den Sportbetrieb zu gewährleisten und die Mitglieder in allen Belangen des Judosports umfassend zu informieren, zu beraten und zu betreuen.

Der Judo Sport Club 74 Pfaffenweiler e.V. versichert, die ihm anvertrauten Daten nach bestem Wissen und Gewissen sowie im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen Deutschlands zu verarbeiten, zu speichern und weiterzugeben – mit Ausnahme der unter Punkt 3 genannten Regelung zu sozialen Netzwerken.

Die Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten kann jederzeit widerrufen werden. Bei Mitgliedern unter 16 Jahren muss der Widerruf durch die Erziehungsberechtigten erfolgen. Der Widerruf bedarf der Schriftform.

Zweck der Datenverarbeitung ist die Verfolgung und Verwaltung des Vereinszwecks. Die rechtliche Grundlage hierfür bildet die Vereinsmitgliedschaft gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) DSGVO.

2 Soziale Netzwerke

Der Judo Sport Club 74 Pfaffenweiler e.V. nutzt soziale Netzwerke wie Facebook, Instagram und ähnliche Plattformen, um über Vereinsaktivitäten, Veranstaltungen und sportliche Erfolge zu informieren. Die Veröffentlichung personenbezogener Daten (z. B. Namen oder Bilder von Mitgliedern) erfolgt dabei nur mit entsprechender Einwilligung der betroffenen Personen bzw. bei minderjährigen Mitgliedern mit der Einwilligung der Erziehungsberechtigten.

Funktionsträger des Vereins sind ausdrücklich angewiesen, keine personenbezogenen Daten ohne vorherige Zustimmung in sozialen Netzwerken zu veröffentlichen, zu speichern oder zu verbreiten. Inhalte, die durch einzelne Mitglieder – also nicht durch offizielle Vertreter des Vereins – in sozialen Medien veröffentlicht werden, unterliegen nicht der Verantwortung des Judo Sport Club 74 Pfaffenweiler e.V. Für solche Inhalte übernimmt der Verein keine Haftung; die Verantwortung liegt beim jeweiligen Mitglied.

3 Nutzung der personenbezogenen Daten

Im Folgenden wird aufgeführt, wie die personenbezogenen Daten in den verschiedenen Bereichen vom Judo Sport Club 74 Pfaffenweiler e.V. genutzt und ggf. übermittelt werden.

3.1 Verein

Um die verschiedenen Vorgänge im Sportbetrieb unkompliziert abwickeln zu können, müssen im Rahmen der Vereinsarbeit die nachfolgenden Daten erhoben, gespeichert und auszugsweise übermittelt werden. Diese werden auch den geschäftsführenden Vorstandsmitgliedern (1. Vorsitzender, stellv. Vorsitzender, Kassenwart) vollständig zugänglich gemacht. Allen anderen Funktionsträgern werden nur diese Daten bereitgestellt, die zur Erfüllung des Sportbetriebs notwendigen sind. Teile der Informationen werden auch in der Presse und dem Internetauftritt veröffentlicht.

3.1.1 Allgemeine Daten

• Vorname, Nachname des Mitglieds und bei minderjährigen Mitgliedern zusätzlich:
  • Vorname, Nachname des Erziehungsberichtigten
• Geburtsdatum
• Geschlecht, Nationalität
• Anschrift
• Fotos
• Mitgliedsnummer

3.1.2 Spezielle Daten

• SEPA-Lastschrift-Mandant (Eineindeutiger Schlüssel)
• Bankverbindung
• Funktion im Verein (nur bei Funktionsträgern)
• Passnummer
• Gewichtsklassen/Gewicht
• Daten zu Kyu-/Dan-Prüfungen
• sonstige Daten (z.B. Leistungsergebnisse, Lizenzen, …)

3.2 Werbung und Öffenltichkeitsarbeit

3.2.1 Allgemeine Daten

• Vorname, Nachname des Mitglieds
• Altersklasse/Jugend
• Geschlecht
• Fotos

3.2.2 Spezielle Daten

• Funktion im Verein (nur bei Funktionsträgern)
• Gewichtsklassen/Gewicht
• Daten zu Kyu-/Dan-Prüfungen
• sonstige Daten (z.B. Leistungsergebnisse, Lizenzen, …)

3.3 Verbände

Zur Sicherstellung des Sportbetriebs ist es notwendig personenbezogene Daten an den Badischen Judo-Verband e.V., den deutschen Judo-Bund, den badischen Sportbund sowie die badische Sportjugend weiterzugeben. Je nach Grundlage der Übermittlung, werden die nachfolgenden Daten vollständig oder auszugsweise an die genannten Verbände weitergegeben.

Für die Verarbeitung der Daten bei den Verbänden gelten die entsprechenden Datenschutzerklärungen:

• Badischer Judo-Verband: https://www.badischer-judo-verband.de/datenschutz
• Deutscher Judo-Bund: https://www.judobund.de/datenschutz
  • Nutzung Portal zur Verwaltung digitaler Judopässe und Judopass App: https://dokume.net/privacy.php
• Badischer Sportbund: https://www.badischer-sportbund.de/datenschutz/
• Badische Sportjugend: https://www.badische-sportjugend.de/datenschutz/

3.3.1 Allgemeine Daten

• Vorname, Nachname des Mitglieds
• Geburtsdatum
• Geschlecht, Nationalität
• Fotos
• Mitgliedsnummer

3.3.2 Spezielle Daten

• Funktion im Verein (nur bei Funktionsträgern)
• Passnummer
• Gewichtsklassen/Gewicht
• Daten zu Kyu-/Dan-Prüfungen
• sonstige Daten (z.B. Leistungsergebnisse, Lizenzen, …)

3.4 Speicherdauer

3.4.1 Mitgliedsdaten

Mitgliedsdaten werden für die Dauer der Mitgliedschaft und darüber hinaus gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für 5 Jahre gespeichert.

4. Speicherorte für Personenbezogene Daten

4.1 Betreiber Judopass Website und JudoAPP – DokuMe GmbH

Der Judo Sport Club 74 Pfaffenweiler e.V. ist durch die Mitgliedschaft im Badischen Judo Verband e.V. und somit mittelbar auch dem deutschen Judo-Bund e.V. verpflichtet die Software des Unternehmens DokuMe einzusetzen. Hiervon betroffen sind alle Aktiven Judoka des Vereins. 

DokuMe GmbH
Subbelrather Str. 436c, 50825 Köln
E-Mail: info@dokume.net

Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten: privacy@dokume.net

Alle Rechte und Pflichten der Datenverarbeitung werden durch den Betreiber bzw. den deutschen Judo-Bund e.V. war genommen.

Für die Nutzung der Plattform gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Unternehmens DokuMe GmbH: https://dokume.net/agb.php

Ebenso gelten die Datenschutzrichtlinien des Unternehmens: https://dokume.net/privacy.php

Der Judo Sport Club 74 Pfaffenweiler e.V. übernimmt keinerlei Haftung, die sich aus dem Betrieb und den Datenschutzmaßnahmen der Verpflichtung zum Einsatz der Judopass App und dem Portal zur Verwaltung von digitalen Judo-Pässen ergibt.

4.3 Bankensoftware

Die Abwicklung der Kontoführung wie auch der Speicherung von Bankinformationen erfolgt unter Verwendung der Software der Sparkasse Schwarzwald-Baar-Kreis. Hier werden die Daten lokal, verschlüsselt verarbeitet und an die Bank übermittelt.

4.4 WebSite

Die Homepage des Judo Sport Club 74 Pfaffenweiler e.V. wird im Rechenzentrum der Firma:

betrieben. Als Software wird die BLOG-Lösung WordPress eingesetzt. Alle hier gespeicherten Daten liegen ausschließlich auf Rechnersystemen in Deutschland.

Informationen zum Datenschutz des Betreibers finden Sie hier: 
https://all-inkl.com/datenschutzinformationen/

4.5 Cloud-Speicher (Google-Cloud)

Für die gemeinsame Arbeit mit elektronischen Dokumenten setzt der Judo Sport Club 74 Pfaffenweiler e.V. die Softwarelösung Google Workspace in einer aktuellen Version ein. Informationen zum Datenschutz des Anbieters können hier abgerufen werden: https://www.ionos.de/terms-gtc/datenschutzerklaerung/ 

4.6 lokale Datenträger

Funktionsträge die auf Grund ihrer Tätigkeit persönliche Daten auch lokal speichern müssen sind angewiesen diese ausschließlich auf verschlüsselten Datenträgern abzulegen und verschlüsselt zu übertragen. Die Haftung liegt hier beim Mitglied.

5 Datenschutzbeauftragter/Beauskunftung

5.1 Datenschutzanfragen

Richten Sie bitte Datenschutzanfragen immer schriftlich an den Judo Sport Club 74 Pfaffenweiler e.V. Einfache Anfragen können unter Verwendung des Kontaktformulars erfolgen. In diesem Fall stimmt der Anfragende den Datenschutzbestimmungen zu.

6 Betroffenenrechte

Wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, haben Sie folgende Betroffenenrechte:

• ein Recht auf Auskunft über die verarbeiteten Daten und auf Kopie,
• ein Berichtigungsrecht, wenn wir falsche Daten über Sie verarbeiten,
• ein Recht auf Löschung, es sei denn, dass noch Ausnahmen greifen, warum wir die Daten noch speichern, also zum Beispiel Aufbewahrungspflichten oder Verjährungsfristen
• ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
• ein jederzeitiges Recht, Einwilligungen in die Datenverarbeitung zu widerrufen,
• ein Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung im öffentlichen oder bei berechtigtem Interesse,
• ein Recht auf Datenübertragbarkeit,
• ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, 
• wenn Sie finden, dass wir Ihre Daten nicht ordnungsgemäß verarbeiten. Für unseren Verein ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit in Baden-Württemberg oder Hessen zuständig. Wenn Sie sich in einem anderen Bundesland oder nicht in Deutschland aufhalten, können Sie sich aber auch an die dortige Datenschutzbehörde wenden.

7 Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Erklärung unwirksam oder undurchführbar sein oder nach Unterzeichnung unwirksam oder undurchführbar werden, bleibt davon die Wirksamkeit der Erklärung im Übrigen unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Erklärung soll diejenige wirksame und durchführbare Regelung treten, deren Wirkungen der datenschutzrechtlichen Zielsetzung am nächsten kommen, die der Unterzeichner mit der unwirksamen bzw. undurchführbaren Bestimmung verfolgt hat. Die vorstehenden Bestimmungen gelten entsprechend für den Fall, dass sich die Erklärung als lückenhaft erweist.